8 שיטות מעולות שיעזרו לכם להשיג את המטרות שלכם ב-2019
הקדישו 15 דקות בתחילת כל יום וכתבו על דף נייר את כל המשימות שלכם להיום. מתוך 8 הטיפים שלנו
שבועיים עברו מאז החלה השנה האזרחית החדשה, וזה זמן טוב לעצור ולהבין מהן המטרות שלכם לקראת 12 החודשים הבאים עלינו לטובה. כמו מוכרים רבים במרמלדה מרקט גם אתם בוודאי מג’נגלים בין אלף ואחד דברים במקביל, אבל באמצעות שיטות שונות לניהול לוח הזמנים שלכם, תוכלו לגמרי לארגן את העבודה על החנות ולעזור לעצמכם להגשים את החלומות הגדולים שלכם ל-2019.
כדי לסייע לכם לעבוד באופן יעיל השנה, אנו מביאים לכם רשימה של 8 טיפים לניהול זמן, וכמו תמיד, אם יש לכם עצות משלכם, אתם מוזמנים לשתף אותם עמנו בתגובות שלמטה:
1. רוקנו את הראש
אין כמו להתחיל את היום בראש נקי. לכן, הקדישו 15 דקות בתחילת כל יום, כדי לכתוב על דף נייר את כל המשימות שלכם להיום, השבוע, או החודש. כתבו את כולן – מהחשובה (למשל, להזמין משלוח גדול של חומרי גלם מחו”ל) ועד הזניחה (לשלוח מזל טוב לקארין), העיקר שהמטלות ייצאו לכם מהראש וישאירו לכם מרווח להגשמתן – וכך גם תוכלו לעקוב ביעילות אחר מה בוצע ומה עוד נותר לבצע.
2. צרו סדר עדיפויות למשימות
אחרי שכתבתם את הטו-דו ליסט שלכם, נשאלת השאלה איפה להתחיל. לא כל המשימות שוות ערך בחשיבותן, ולחלקן השפעה גדולה יותר על הגשמת השאיפות העסקיות שלכם. שיטה טובה לעשות זאת היא לחלק את המשימות לפי חשיבותן, כשהחשובות ביותר מסומנות ב-א’, והבאות בחשיבותן מסומנות ב-ב’, וכן הלאה. ברגע שכל משימה מסומנת באות, תוכלו למיין אותן לתתי משימות בעזרת מספרים (1,2,3 וכן הלאה). לדוגמה:
א. לפתוח חנות במרמלדה
א.1. להעלות מוצרים
א.2. לעדכן את הבאנר בחנות
עכשיו אתם יודעים מאיפה להתחיל.
3. קבעו לוח זמנים
כשאתם למעשה הבוס של עצמכם ואין לכם מי שעומד עם יד על הסטופר, האתגר להספיק דברים שלא מתחשק לכם לעשות ולעמוד בלוחות זמנים רק גדל. פתרון אחד הוא לתזמן כל משימה, אפילו את הפשוטות שבהן, כאילו היו פגישות לכל דבר. לוח זמנים ישחרר אתכם מהחשש שמא דברים יאבדו או לא יתבצעו, ומאפשר לכם להיות יצירתיים וחופשיים מדאגות.
אם אתם משתמשים בגוגל קלנדר, תוכלו לשים לעצמכם תזכורות שיתריעו מתי הגיע הזמן להתקדם למשימה הבאה.
במקרה של משימות שדורשות עבודה מתמשכת ושהשלמתן לא נעשית כאן ועכשיו, צרו לעצמכם דד-ליין עתידי (למשל, שבוע מעכשיו), פרקו את המשימה למשימות קטנות ועבדו כל יום קצת. תוכלו לשלב את המשימות הקטנות ברשימה שתצרו (זו שהזכרנו בסעיף 1). עבודה בסדר ובשיקול דעת תמיד עדיפה על לחץ של הרגע האחרון.
צרו לעצמכם דד-ליין, פרקו את המשימה הגדולה למשימות קטנות והתקדמו כל יום קצת. ערכה לניהול זמן מהחנות Fine N Simple
4. ערכו לעצמכם בדיקת זמן כוללת
דווקא מאחר שאתם לחוצים ועמוסים במטלות, חשוב מאוד להבין על אילו דברים אתם מבזבזים הכי הרבה זמן, לעומת אלו שאתם דוחים לרגע האחרון ולא מספיקים.
נסו לקחת שבוע ולמדוד כמה זמן אתם מבלים – בפעילות אישית (שינה, בישול, קניות, ארוחות, מקלחות, הרדמות וכו’) ובפעילות שנוגעת לחנות (שיווק, מיתוג, מענה למיילים ולהודעות, אריזה ושילוח וכו’). יש אפליקציות שיכולות לסייע לכם לעשות זאת, למשל Hours, אבל אפשר להיעזר גם ב-Google Calendar או ב-Notes).
אחרי שמיפיתם במהלך שבוע אחד את כל הזמן שלכם, מגיע החלק הכיפי: תוכלו לגלות לאן כל הזמן שלכם במהלך כל יום הולך. האם יש שעות שבהן תוכלו לעבוד על קידום השאיפות העסקיות שלכם, שכרגע מתמלאות במעשים פחות פרודוקטיביים, כמו צפייה בטלוויזיה? או שכרגע לפי לוח הזמנים שלכם אתם לא משקיעים מספיק במשהו ספציפי, כמו יצירת פריטים חדשים לחנות או ארוחת ערב משפחתית?
5. תגידו “לא”
אחת הדרכים הכי בטוחות לאבד מיקוד ושליטה על ניהול הזמן היא להתחייב ליותר מדי פרויקטים. זה נהדר לרצות לעזור לאחרים ולהגדיל את המעגלים אבל יש רק 24 שעות ביממה. זה בסדר להגיד לא. זה קריטי לייצר עוד זמן שמוקדש כולו להגשמת המטרות שלכם ולדברים שהכי חשובים לכם.
6. הימנעו מהסחות דעת
הזמן שלכם, כאמור, הוא יקר, ואם אתם שואפים להשיג את המטרות שלכם, אין לכם פריבילגיה לבזבז אותו. הנה כמה טריקים שיעזרו לכם להימנע כמה שיותר מהסחות דעת במהלך היום:
* החביאו את הטלפון הנייד או לפחות כבו את ההתראות כדי שלא תתפתו לבדוק אותו בלי צורך. אפליקציות כמו StayFocusd יעזרו לכם לחסום התראות מאתרים שואבי זמן כמו פייסבוק.
* שימו אזניות או אטמי אזניים כדי לחסום שיחות או רעשים מסיחי דעת.
* הכינו שלט “אמא עובדת” או “אבא עובד” בעיצוב שלכם לסינון הפרעות מהילדים ומהמשפחה בזמן שאתם ב”זון” שלכם.
על כל 25 דקות של עבודה מרוכזת, קחו הפסקות קצרות של 3-5 דקות. מחברת חודשית להגשמה עצמית מהחנות FLY
7. קחו הפסקות
זה אולי נשמע קצת כמו דבר והיפוכו, אבל הפסקות יכולות להפוך אתכם ליותר פרודוקטיביים. כדי להיות במיטבכם חשוב שתקדישו זמן להטענת מצברים. תוכלו להשתמש בשיטת פומודורו: על כל 25 דקות של עבודה מרוכזת, קחו הפסקות קצרות של 3-5 דקות בהן תוכלו לצאת לשאוף אויר או לשמוע שיר שאתם אוהבים. אחרי ארבעה סיבובים של עבודה, תוכלו לעצור להפסקה ארוכה יותר. השיטה הזו מבוססת על הרעיון שלבני אדם קל יותר להתרכז ממש במשימות קטנות ובפרקי זמן קצרים.
8. נצלו את שעות העבודה שלכם למקסימום תוצאות
ודאו שיש לכם את הכלים כדי לעבוד ביעילות רבה ככל הניתן. יכול להיות שאתם עושים את אותם דברים באותו אופן כבר שנים, למרות שעם רענון קטן אפשר יהיה לבצע אותם בקלות ובזריזות יותר?
אחת השיטות הטובות לייעל את שעות העבודה היא עקרון פארטו, או כלל ה-20/80. לפי הכלל הזה, יש להשקיע את רוב שעות העבודה ב-20% מכל העבודה שיש לכם לעשות – ועבודה זו תשליך על יתר 80 האחוזים. לדוגמה, אם מצאתם שדרך אינסטגרם אתם מגיעים ליותר אנשים מבכל שאר זירות המדיה החברתית, מקדו את מירב המאמצים שם, כיוון ששם האימפקט שלכם גדול יותר.
בהצלחה!
האם גם לכם יש טיפים לניהול נכון של זמן? שתפו אותם עמנו כאן בתגובות שלמטה:
